電話会議をマネージする
前回では、電話会議を始めて内容の説明を始めるまでをご説明しました。
今回は、スタートをさせた電話会議をマネージして無事目的を達成して終了させるまでです。
電話会議を無事終了させる
終わりよければすべてよしとは言われますが、よい終わりを迎えるまでにはまだ、いくつかやっておくことがあります。
ダイアログでは、のぞみさんが新しい価格体系についての説明をおこないます。
説明は既に配布されている資料をもとにおこないますので、説明自体はのぞみさんが事前に準備した内容をもとに参加者に説明をおこないます。
電話会議を開く目的は、至急に連絡する内容を伝えて的確に参加者に理解をしてもらうことです。
説明を終わったら
今回の場合ですと、説明は資料をもとにおこないます。
電話ですから棒読みでも話は通じると言えば通じるのですが、その分相手が理解したかどうかを確認するために、質疑応答のセッションが、そしてまとめのセッションがあります。
したがって、これが終わると次のステップがあります。
大切な確認のステップ
- 質問への対応：Q&A
- 皆が質問を終えた後のまとめ：Wrap Up
- 追加の質問や必要なサポートに関してのフォローアップ：Follow up
- 主催者から参加者への謝辞をのべたりしての終わりのことば：Closing
というステップです。
それでは一つ一つをみていきましょう。
１．質問への対応: Handle Q&A
質問に対しての対応です。これは今回のように説明の最後にまとめて受け付けることもありますが、説明の間で、質問を受けることもあります。
ただ、電話会議で途中で説明をやめて受け付けるのはあまり効果的ではありません。
したがって、区切りをもうけてそこで質問を受け付けることが一般的です。
また、個別の質問は別途打ち合わせましょうと切り分けることも必要です。
今回の場合ですと YUJI が日本の円通貨での価格の質問をしていますが、日本特有で他の国から参加している人にとっては、そのやりとりが時間の無駄になってしまいますので、NOZOMI はやんわりと後で ”Off Line” といって、次の質問を受け付けています
２．まとめ：Wrap up
質問が一通り終了したら、主催者がこの会議の内容をまとめます。
目的は以下のとおりです。
参加者に最後のまとめを再度おこなうことで理解を確実なものにします。
また、ビデオでは入れていませんでしたが、アクションアイテムを入れておいて、終わった後出席者それぞれに何時何時までの宿題をアサインすることもあります。きびしいですね。
３．ファローアップ：Follow up
ここでは、参加者が電話会議での内容にもとづいて仕事をスムーズにすすめられるように、会議で話し合った後のサポートや必要な資料の場所、困ったときの相談の窓口と担当者、また、会議の中で答えられなかった内容の Follow up 等があります。
４．終わりのことば：Closing
電話会議に参加してくれたことへの謝辞を述べます。
それぞれ違うタイムゾーンから入っていますので、夜遅くに時間をとって入っている人もいれば、早朝に入っている人もいます。
長い必要は全然ありません。
たった一言、”Thank you” だけで結構です。
わざわざ時間を取ってくれた参加者への謝辞を述べます。
電話会議
いかがですか？
これだけできればもう電話会議は完璧です。
備えあれば憂い無しですね、事前に何をしないといけないか、そして相手が何を期待しているかがわかれば、効果的なグローバルの電話会議を開催できます。
それでは、理解を深めるために、電話会議のスクリプトをつけておきます。
参考にしていただいて、どのように会議が進められているかご確認ください。
英語スクリプト
Handle Q&A
• Ok, that’s all on new pricing. Do you have any questions?
• Hi This is Yuji, how the local price will be determined?
• You are asking local list price? Right?
• Right.
• That’s a good question.
• Let’s discuss off line.
• Hi Jay here, I have another question.
Wrap up
• Now let me wrap up todays call Today, we discussed.
• One: We discussed what the new pricing is.
• Two: the benefit of customer by this price change.
• Three: Schedule.
• These are all we discussed today.
• I am confident that this will give you more sales opportunities.
Follow up
• New pricing documentations are available for download at internal directory.
• And should you have any questions, please feel free to contact to me.
Closing
• Team, thank you for joining the call today, Have a great day!
• Bye Now!
• Good day!
• Bye bye!
