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電話会議方法4|ディベートdeコミュニケーション研修

電話会議編 まとめ

今回は電話会議シリーズの総まとめとしてダイアログを初めから終わりまで見ておさらいをしましょう。
電話会議は通常相手の顔が見えず、日本人にとっては英語で行わなくてはいけないのでハードルが高いところがあります。しかし、電話会議を円滑に進めるためのお作法は少なくともあります。それをあらかじめ理解しておけば慌てずにすみます。

それではお作法を確認していきましょう

電話会議のお作法

説明に入る前と説明を終えてからでそれぞれありました。
それぞれもう一度確認をしましょう。

説明に入る前に

  • 参加者の確認
  • 電話会議の目的を述べる
  • 説明をする人に引き継ぐ

説明に速やかに入るために、参加を要請した人がちゃんと参加しているかを確認して、その上で会議の目的を明確にして会議の主題に入っていきます。

そして説明を一通り終えると

説明を一通り終えて

  • 質問を受け付けて対応する
  • まとめを行う(Wrap Up)
  • フォローアップ
  • クロージング

参加者との質疑応答に入っていきます。

ここで重要なのは質問の中でも個別で、一般的なものでないものは、時間の制限もありますので別途時間を持つことにして、皆んなが参加している時間を使ってしまわないように注意が必要です。

質問が終了したら会議の中で話されたことのまとめを行なって、フォローアップのための担当者と必要な資料を説明していきます。

最後に主催者がクロージングをして終了となります。

電話会議はいろいろな地域と時間帯の人が参加することが多々あります。したがって、時間を無駄にしないように、最小の時間の中で最大の効果を電話の言葉の会議であげる必要があります。

お作法を事前に理解して会議にのぞむのは、参加者の互いの時間を有効に使い、会議を生産的に進めるためにも大変重要です。

それでは、ご参考に英語のスクリプトを、ご参考に掲載しておきます。

英語のスクリプト

CONFIRM ATTENDEES

Jessy:
Hi Who just joined?
Nozomi:
Hi this is Nozomi from Tokyo, Good morning Jessie!
Jessy:
Good Morning Nozomi.
Jessy:
Yuji, Are you on the call?
Yuji:
Yes, I’m here, Good evening, Jessie!
Jay:
Hi, This is Jay from London.

STATE THE OBJECTIVES OF THE CALL

Jessy:
Ok everybody, good morning, good afternoon, good evening everybody.
Jessy:
Today we will have the call on new pricing announcement.
Jessy:
The new pricing will be announced to customer on the 1st of next month and will be effective immediately.
Today, I would like to spend time with you and explain what it is and what it means to customer.
So that you can understand the pricing model prior to the announcement. And you can effectively communicate this to customers.

PASS THAT TO PRESENTER

Jessy:
Now, I would like Nozomi to present on the detail of new pricing.
Nozomi:
Sure, thank you Jessy, Hi everybody of the sales team! I would like to spend 30 min and explain on the new pricing model……….

HANDLE Q&A

Nozomi:
Ok, that’s all on new pricing. Do you have any questions?
Yuji:
Hi This is Yuji, how the local price will be determined?
Nozomi:
You are asking local list price? Right?
Yuji:
Right.
Nozomi:
That’s a good question And let’s talk it off line.

WRAP UP

Jessy:
Now let me wrap up todays call Today, we discussed.

  • One: We discussed how new pricing is different from current pricing
  • Two: the benefit of customer by this price change.
  • Three: Schedule. This pricing will take effect from the first of next month

These are all we discussed today.
You drive more sales with the new pricing.

FOLLOW UP

Jessy:
All right, team, new pricing documentations are available for download at internal directory.
And should you have any questions, please feel free to contact to me.

CLOSING

Jessy:
Team, thank you for joining the call today, Have a great day!
Jay:
Good Day!
Nozomi:
Bye!
Yuji:
Bye bye!

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