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電話会議方法1|ディベートdeコミュニケーション研修

電話会議を開催する

今回は電話会議をダイアログにとりあげました。

WHY 電話会議?

時差の壁場所の壁を乗り越えてコミュニケーションができます。
地理的に離れて、グローバルに展開をしている会社ではたいへん有効なツールです。
どんな小さな会社でも海外とビジネスをおこなっているところは、頻繁に電話会議でやりとりをしています。

ほぼ、毎日、朝早くや夜遅くは米国と、日中はアジア地区と、そして夕方はヨーロッパと電話会議をしておられる方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか?

今は、インターネットの発達とともに、SkypeやWebx等々、場合によってはLineといったツールを使って、非常の安価にあるいは無料で国際電話での電話会議ができるようになりました。

ビジネスは相手とコミュニケーションしてこそスタートします。ビジネスにこれを有効に使わない手はありません。

でもちょっと待って!

一時間が限度!

ただ、電話を聞き続けるわけですから、長い会議はできません。
通常どんなに長くても一時間が限度と言われています。

リーダー/主催者が必要!

超多忙なひとの時間を取って行う会議ですので、茶話会やお話相談会ではありません。
通常会議を取り仕切るリーダーの人がいて会議を進めていきます。

成功する電話会議

うまくいく電話会議にはほぼ決まったやりとり(プロトコル)がありますので覚えておくと便利です。

成功する電話会議のプロトコル :前半

CONFIRM ATTENDEES: 参加者を確認する

参加者がちゃんとみんないるかの確認です。
当たり前のことですが、たいへん重要です。

伝えたいことがあって打ち合わせをするわけですから、呼んだ人が出席してくれないと開いた意味がありません。
特に、電話会議の場合、”ピコッ”という出席した効果音しか聞こえませんから、名前をよんで確認する必要があります。

STATE THE OBJECTIVES OF THE CALL:電話会議の目的を述べる

当たり前と言えば当たり前ですが、これは必要です。そうでないと最後まで何のために長時間電話の前で話を聞かないといけないかわかりません。
聞いている人の注意力をキープすること以上に、最初に会議の目的をのべることによって、何が達成されればこの会議は成功なのかが明確になります。

アニメの例では、新しい価格体系の発表です。みんながきちんと理解してくれて、パートナーさんや顧客にきちんと説明ができるようになってくれれば、この会議は成功で目的を達成したことになります。

ここは電話会議の前半で最も重要な部分といっていいでしょう。
わかりやすくはっきりと、明確に言わないといけません。
そうでないと、後は質問の山となって、なんだったっけ???の会議になってしまいます。

PASS THAT TO PRESENTER:説明する人にスピーカーにゆずる

そのまま、リーダーが説明を続ける場合もありますが、通常その後の会議の進行のためにコンテンツの詳細部分を、別の人に譲って実際の説明をしてもらうことがあります。

それによってリーダーは会議参加者の理解のレベルや説明で付け加えたり省略したりしたほうがいいところを理解して会議を成功に導いていきます。

さて、ここまでが電話会議の最初の部分です。
ここまでできれば電話会議は半分成功です。

それでは、理解を深めるために、電話会議のスクリプトをつけておきます。
参考にしていただいて、どのように会議が進められているかご確認ください。

SCRIPT

CONFIRM ATTENDEES

Jessie: Hi, Who just joined?

Nozomi: Hi, this is Nozomi from Tokyo, Good morning Jessie!

Jessie: Good Morning Nozomi!

Jessie: Yuji, Are you on the call?

Yuji: Yes, I’m here, Good evening, Jessie!

Jay: Hi, This is Jay from London.

STATE THE OBJECTIVES OF THE CALL

Jessie: Ok everybody, good morning, good afternoon, good evening everybody!
Today, we will have the call on new pricing announcement.
The new pricing will be announced to customer on the 1st of next month and will be effective immediately.
Today, I would like to spend time with you and explain what it is and what it means to customer.
So that you can understand the pricing model prior to the announcement. And you can effectively communicate this to customers.

PASS THAT TO PRESENTER

Jessie: Now, I would like Nozomi to present on the detail of new pricing.

Nozomi: Sure, thank you Jessy, Hi everybody of the sales team! I would like to spend 30 min and explain on the new pricing model…………………………


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