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箇条書きで情報共有|ディベートdeコミュニケーション研修

箇条書きで共有

QUARTERLY BUSINESS REVIEW

外資系の会社にいると Weekly には営業の報告の電話会議、期ごとに、Quarterly のレポートで、まとまった報告を求められます。
得てして、絵巻物のように大作になりがちなのですが、要領よくまとめて40−50分で説明できるようにしておく必要があります。

AND, AND, AND, AND.....

私も含めて、日本人の説明文は割と安易に文章の中に ”and” = ”そして” を入れがちです。
日本語の ”そして” は時間の経過も含みますので、日本語を英文で書くときに ”それからこれが起きて” と ”and” でつないでいきがちなのです。 “after then”, “and then” に近いのです。

しかし、英文のビジネスで使われる ”and” はどちらかというと “且つ” のニュアンスに近いのです。”A and B” ”AかつB” つまり、Aの条件とBの条件が両方満たされる。むしろ条件の表記をつなぐ文章として使われることの方が多いのです。

時間の流れを、”and” でつないで言っている文章は、長くて冗長になってしまい、読むのも大変です。
結果、なぜこの結論が導き出されているのかよくわからない文章が現れてくる原因となります。

その文書のオンパレードを Quarterly Report に入れてしまうと、まるで絵巻物語鳥獣戯画を朗々と朗読しているようなプレゼンテーションです。(流れていくけど、結論が見えない)

AND 濫用にご用心

結果、

Boss
Yuji, what is your point?
ユウジ、で何を言いたいの?

あるいは、

Boss
It is not clear to me on your reasoning to your conclusion.
どうしてこの結論にたどり着いたかよくわからないんだけど。

ということになってしまいます。

そこで慌ててしまい。とりつくろおうと、

Yuji
But anyway...we will do the best

と言ってしまうと、本人は ”説明の不備は多少ありましたが、ともかく頑張ります“ のつもりで言ったのかもしれませんが、”But anyway” では ”前のことは忘れていただいて” のニュアンスが強いので、今までの40分の説明はなんだったんだということになりかねません。

AND ではなく、箇条書きに

勇気を持って、And を使うことを一度禁止にして、言いたいことを箇条書きに変えましょう。

まず、結論や聞いてほしいことを主文にしてそれを説明する内容を箇条書きで、一つ一つ書いてみましょう。
箇条書きのいいところは全体を俯瞰して見れるところです。

書きながら、自分が主張したいこととポイントが(Why – Because)で繋がるかも確認してみましょう。

今度は上司からきっと、

Boss
Hey Yuji, I would like to better understand 2nd bullet of your points and let’s discuss more in detail at the call!
2番目のポイントをもっとよくわかりたいので、会議でそこを詳しくやろう!

と返ってきて、会議を効率的に前に進めることができますよ。



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